Wiki als (intern) documentatie systeem

Een van de grootste knelpunten binnen bedrijven is het beheer van de aanwezige kennis. Veel kennis zit in de hoofden van de medewerkers, met alle gevaren van dien. Een wiki is nochtans eenvoudig op te zetten en te beheren.

In zowat alle bedrijven die ik ken is er een tekort aan documentatie. Zowel processen, vergaarde kennis of klant afspraken worden niet altijd gedocumenteerd en beschikbaar gesteld aan medewerkers die ze nodig hebben. Hierdoor wordt het wiel vaak opnieuw uitgevonden.

Bij grotere bedrijven is er vaak wel documentatie beschikbaar, maar verzinkt die tussen massa's Word documenten, PDF bestanden of is de documentatie beschikbaar in een eindeloze rij van ringmappen. Dit is niet effectief. En toch is er een eenvoudige oplossing !

De oplossing is een Wiki, een web gebaseerde oplossing om ongestructureerde informatie op te slaan. De meeste mensen kennen een Wiki dankzij Wikipedia, de online encyclopedie. Bij Wikipedia wordt de encyclopedie gevoed door duizenden mensen die elk voor hun specialisatie de documentatie voorzien.
Wiki wiki wil zeggen "snel" in het Hawaiaans. En dat is het ook : een snelle, eenvoudige manier om een documentatie bibliotheek aan te leggen met heel veel auteurs.

De meeste Wiki's hebben de volgende functies :

• Meerdere auteurs die makkelijk nieuwe informatie toevoegen
• Tracking wie welke wijzigingen heeft gedaan
• Versiebeheer
• Verwittigingen per e-mail of rss-feed als er informatie is gewijzigd of toegevoegd
• Uitgebreid zoeken

Het hele concept van een Wiki is zo eenvoudig dat iedereen kan deelnemen. Is bepaalde documentatie niet beschikbaar, dan kan die eenvoudig toegevoegd worden. Dit is de beste garantie dat de documentatie up-to-date kan gehouden worden.

Er zijn verschillende soorten Wiki-systemen beschikbaar, zowel gratis als betalend. Een goed overzicht van welke functies beschikbaar zijn, kan je op de site WikiMatrix vinden (Engelstalig). Eén van de populairste systemen is MediaWiki, maar je kan ook Wiki-functionaliteit vinden in bijv. Microsoft SharePoint, Alfresco en Joomla.

Wiki's zijn krachtige en betaalbare hulpmiddelen voor KMO's voor het documenteren. Het bevordert de interne communicatie en efficiëntie. Door al die voordelen zullen wiki's zal waarschijnlijk de komende jaren een eigen, prominente innemen als zakelijke tool voor het communiceren en documenteren.