Office 365 : oppassen met de limieten

Office 365 van Microsoft bevat een limiet van 500 mailtjes per dag, meldt datanews.be.

Microsoft Office 365 is uitbereiding op Microsoft Office waarbij mailboxen (Exchange), een intranet out-of-the-box (SharePoint), een publieke website, instant messaging (Lync) en een online versie van Word, Excel en PowerPoint in één pakket worden aangeboden. De bundel is aangepast voor kleinere bedrijven die zelf geen serverinfrastructuur willen hosten, maar de diensten in een cloud computing model willen afnemen.

Microsoft beperkt bewust het aantal geadresseerden om spammers te ontmoedigen. Dat aantal geadresseerden is voor kleine ondernemingen beperkt tot 500 en in de versie voor ondernemingen vanaf 50 werknemers tot 1500 geadresseerden per dag. Dit wil concreet zeggen dat in een klein bedrijf op 1 dag tot 500 externe contactpersonen kan aanspreken. Nog volgens datanews zou bij het verhuizen van een office 365-abonnement voor kleine bedrijven naar een abonnement voor grotere bedrijven (meer dan 50 medewerkers) Microsoft niet kunnen garanderen dat er gegevens zouden verloren gaan.

Voor alle duidelijkheid, heel wat bedrijven zullen nooit tegen die limiet aanlopen of een overstap moeten maken van een abonnement voor kleine bedrijven naar grotere bedrijven. Toch is de boodschap duidelijk : controleer vooraf alle voorwaarden en contracten van een cloud computing aanbieder of hosted exchange aanbieder voor je abonnement aangaat. Let erop dat je niet aanloopt tegen de limieten voor het gebruik dat je voor ogen hebt en controleer of je een uitwijkmogelijkheid hebt.

Lees ook

Office 36 : van software naar cloud

Hosted Exchange : hoe kies je een aanbieder ?

Cloud Computing : wat zegt de wet ?

Cloud computing : kmo's in de wolken

VoIP : Welke functies mag je verwachten ?

Voice over IP-telefonie kent langzaam maar zeker een opmars. Wat zijn de voordelen en welke functies mag je verwachten ?

Telefonie is onmisbaar in communiceren met collega’s, klanten en zakenpartners. Nieuwe Voice over IP telefoon centrales hebben uitgebreide functionaliteit : de basisfuncties voor bellen, beheer van telefoonlijnen, signalisatie en meer geavanceerde functies.

Wat is VoIP ?

Bij Voice over IP of VoIP wordt het Internet of een ander IP-netwerk gebruikt om spraak te transporteren. Hierdoor wordt telefonie mogelijk op datanetwerken en ontstaat de mogelijkheid om de voorheen traditioneel gescheiden werelden van spraak en data samen te voegen. Hierdoor is nog slechts één netwerk nodig en kunnen bovendien nieuwe producten en diensten worden ontwikkeld. Het werken met op VoIP-gebaseerde telefooncentrales is binnen bedrijven inmiddels goed ingeburgerd.

Wat is SIP ?

Het Session Initiation Protocol of SIP is een protocol om multimediacommunicatie (audio-, video- en andere datacommunicatie) mogelijk te maken en het wordt onder meer gebruikt voor Voice over IP (VoIP). SIP kent overeenkomsten met andere internetprotocollen zoals HTTP en SMTP.

Voordelen van VoIP

De voordelen van Voice over IP zijn :

• Bel goedkoper over het internet.
• Gratis bellen binnen je eigen organisatie.
• Telefoneer overal waar u een internetverbinding hebt.
• Overal bereikbaar met hetzelfde telefoonnummer.

Basisfuncties

• Op Wacht zetten
  Tijdens een gesprek kan u uw gesprekspartner op wacht zetten zodat u iets kan opzoeken of een collega raadplegen.


• 2de lijn
  Uw telefoonlijn is nooit bezet dankzij de 2de lijn. Als u in gesprek bent, dan kan u een tweede lijn aannemen en tussen de 2 gesprekken schakelen. Op de 2de lijn kan u ook zelf een 2de gesprek starten om door te schakelen of informatie in te winnen bij een collega.


• Niet storen
  Zet tijdens een meeting of belangrijk werk uw telefoontoestel in de toestand “niet storen” zodat inkomende telefoongesprekken direct worden omgeleid of een bezet toon krijgen.


• Doorschakeling
  Schakel inkomende telefoongesprekken direct door naar een ander telefoongesprek als u bijv. in meeting bent of niet gestoord wil worden.


• Doorschakeling bij niet bereikbaarheid
  Als u uw telefoontoestel niet beantwoord of niet aangelogd bent op het systeem, dan worden uw telefoongesprekken automatisch omgeleid naar een telefoonnummer dat u zelf kan instellen (bijv. het algemene nummer van uw organisatie of het telefoonnummer van uw assistent(e)).


• Automatische terugbellen
  Als u telefoonnummer in gesprek is, dan kan u de “automatisch terugbellen”-functie activeren. Hiermee wordt het nummer automatisch teruggebeld en zodra het nummer beschikbaar is, zal u telefoon rinkelen. U moet dus zelf niet opnieuw het telefoonnummer opnieuw vormen tot de lijn beschikbaar is.


• Gesprek met 3 personen
  Spreek met 2 gesprekspartners tegelijkertijd om een project te bespreken of om samen tot een beslissing te komen. Met de telefoonconferentie met 3 personen spaart u waardevolle tijd uit.


• Call baring
  Blokkeer oproepen om de gesprekskosten binnen de perken te houden. U stelt zelf in welke gebruikers naar welke nummers (betaalnummers, internationaal) kunnen bellen of vanaf welke nummers ze kunnen gebeld worden. Zo bespaart u op telefoonkosten en kan u de productiviteit van uw teamleden verhogen.


• Antwoordapparaat
  Als u niet bereikbaar bent of ingesprek bent, worden telefoongesprekken afgeleid naar uw antwoord apparaat. U kan zelf de welkomsboodschap inspreken en makkelijk de berichten die uw correspondenten achterlaten beluisteren via uw telefoontoestel.


• Feature codes
  Stel makkelijk de afhandeling van telefoongesprekken (bijv. doorschakeling) in via telefooncodes.


• Wachtmuziek
  Laat uw correspondenten luisteren naar wachtmuziek als u ingesprek bent de correspondent op wacht gezet hebt.

Signalisatie

• Voicemail indiciator
  Op een telefoon of in een software client wordt er aangeduid of er een voicemail beschikbaar is.


• In gesprek indicator
  Op een telefoon of in een software client wordt er aangeduid of een correspondent in gesprek is. Dit is nuttig om in één oogopslag te zien welke collega beschikbaar is.


• CLIP
  Met de functie CLIP (Calling Line Identity Presence) kan u uw telefoonnummer tonen bij uw correspondent.


• CLIR
  Met de functie CLIR (Calling Line Identity Restriction) kan u vermijden dat uw correspondent uw telefoonnummer ziet. Dit kan nuttig zijn als u bijv. wil vermijden dat er direct wordt ingebeld op het nummer van helpdesk medewerker.


• Instellen van de beltijd
  Krijg een subtiele geluidstoon te horen als het telefoongesprek de ingestelde tijd overschreid (bijv. 3 minuten).

Geavanceerde functies

• Webphone
  Maak een telefoongesprek vanop een webpagina, zonder dat er software moet geïnstalleerd worden. Dit laat toe om bijv. telefoons een klantendienst te plaatsen of om een e-mail te sturen met een link waarin je kan gebeld worden door je correspondent.


• SMS boodschappen
  Verzend SMS boodschappen via je telefooncentrale.


• SD Video
  Zet conference calls op in Standard Definition video. SD Video bevat 480 beeldlijnen.


• HD Video
  Zet conference calls op in High Definition video. HD video bevat 1080 beeldlijnen. HD beelden zijn scherper, maar vergen meer bandbreedte.


• Wachtrij / Queing
  Zet een wachtrij op voor bijv. een helpdesk. Alle inkomende telefoons komen in de wachtrij. Zodra er een medewerker beschikbaar is, wordt de beller verbonden met die medewerker. Zolang de klant in de wachtrij staat worden er muziek en/of commerciële boodschappen gebracht.


• Force caller id inboud
  Maak een onderscheid tussen de herkomst van een telefoongesprek ifv. Het nummer dat de beller heeft gevormd.


• Opname van gesprekken
  Neem telefoongesprekken op, bijv. voor trainingsdoeleinden of voor kwaliteitsmonitoring.


• Screening van gesprekken
  Bekijk vooraf wie er belt door middel van het telefoonnummer of de naam van de beller. Dit kan door vooraf de persoon zijn naam te laten inspreken. Op basis van dit informatie kan je beslissen om een telefoongesprek te accepteren, te weigeren of direct naar voicemail te sturen.


• Feature prefixes
  Verander de eigenschappen van een telefoongesprek door codes voor het telefoonnummer toe te voegen. Dit kan nuttig zijn om uw telefoonnummer te verbergen, direct op iemands mailbox terecht te komen of een telefoongesprek op te nemen. Afhankelijk van het type van telefooncentrale zijn er meer of minder functies beschikbaar.


• Internal numbering
  Gebruik korte, interne telefoonnummers om collega’s te bellen.


• Boodschappen
  Laat verschillende types van boodschappen horen : Aankondigingsboodschap, screening boodschap en begroetingsboodschap


• Follow me
  Inkomende telefoongesprekken worden automatisch doorgeschakeld volgens een in te stellen route. Bijv. Kantoortelefoon, thuistelefoon, collega,….


• Hunt groups
  Hunt groups zijn een functionaliteit waarbij één telefoonnummer gekoppeld wordt aan verschillende telefoons. Er zijn verschillende methodes voor het toekennen van een telefoongesprek aan een operator : lineaire hunting (altijd aan het laagste beschikbare telefoonnummer), circulaire hunting (of round robin, waarbij elke om beurt een gesprek krijgt toegewezen) en most-idle hunding (telefoongesprek wordt toegewezen aan de persoon die al het langst geen telefoongesprek heeft gedaan).


• Pickup groups
  Bij een pickup group kan binnen de groep een telefoon overgenomen worden als die rinkelt bij een collega die niet aan zijn bureau is (of al in gesprek).

Beheersfuncties

• Webinterface voor beheer
  De meeste VoIP telefooncentrales bevatten een webinterface voor het beheer van alle functies van de telefooncentrale.


• Historiek en statistieken
  Bekijk een volledige historiek van gesprekken en maak grafieken en statistieken over het gebruik van telefonie.


• Creatie van gebruikers
  Beheer zelf via een gebruiksvriendelijke software de gebruikers en de toegekende telefoonnummers.


• Kosten consulteren
  In realtime de gesprekskosten opvolgen.

Unified Communications

• Voice2web
  Beluister uw voicemails via een online controlepaneel.


• Voice2mail
  Ontvang uw voicemails in uw mailbox. De geluidsbestanden worden meegestuurd in een instelbaar formaat (bijv. wav)


• Fax2mail
  Ontvang faxen in uw mailbox.


• Fax2web
  Raadpleeg faxen via een online controlepaneel.

Lees Meer

Telefoneren via Internet - VoIP

 

10 tips om uw iPad en iPhone beter gebruiken

Een iPad en een iPhone zijn wondertjes van doordacht design. Met deze tips kan u nog productiever aan de slag.

Om bij lange browserpagina's of lange lijsten (bijv. contactpersonen) snel naar boven te gaan, druk je 2 keer kort op het klokje. Automatische spring je dan helemaal naar boven.

Een PDF die je ontvangt per e-mail kan je opslaan als ibook en ook zo later weer openen.

Bij een iPhone kan je tot 4 apps zetten in de onderste tray. Bij de iPad kan je tot 6 apps koppelen. Om dat te doen, kan jehet icoontje van een apps enkele seconden "vasthouden". De icoontjes van de apps beginnen te trillen. Sleep 2 bijkomende icoontjes naar de tray. Superhandig !

Ga je iedere dag naar dezelfde websites ? Voeg dan de bladwijzer toe aan je beginscherm. Bezoek de website in Safari en druk op het actie-icoon. Kies daarna "Zet in beginscherm".

Typ aan het einde van een zin twee spaties, De software vervangt de spaties door een punt.

Als je een toets van het klavier blijft ingedrukt houden, dan komen er na enkele seconden extra toetsen tevoorschijn. Dit is handig voor letters met accenten of de ".com" knop. Als je die blijft indrukken, dan komt er ook ".be" als mogelijkheid beschikbaar.

Een afdruk van het scherm kan je maken door tegelijkertijd op de power-knop en de home-knop te drukken. De gemaakte afbeelding kan je dan terugvinden in je afbeeldingen.

Sinds geruime tijd ondersteund de iPhone en iPad multitasking, meerdere toepassingen die gelijktijdig actief zijn. Om te schakelen tussen die toepassingen, druk je 2 keer kort op de home-knop. Onderaan verschijnt een balk met de actieve toepassingen. Om de toepassingen te sluiten, druk je enkele seconden op een icoontje. Hierdoor verschijnt er een min-icoontje boven iedere toepassingen. Door op het min-icoontje te klikken, sluit de toepassing. Zo bespaar je geheugen en worden de toepassingen sneller.

De meeste mobiele operatoren bieden pakketten aan met een forfait voor een hoeveelheid aan maandelijks dataverkeer over het GSM netwerk. Wil je weten hoeveel gegevens je maandelijks verstuurd, dan kan je via instellingen > algemeen > gebruik de tellers raadplegen. De meeste gebruikers hebben een maandelijks dataverkeer van 200 MB. Ben je veel onderweg, lees je iedere minuut je mailtjes of gebruik je apps die veel verkeer generen, dan zit je meestal rond 500 MB. Enkel echt extreme gebruikers gebruiken veel meer.

Om je maandelijks dataverkeer te verminderen, stel je best zoveel mogelijk mobiele netwerken in van plaatsen die je regelmatig bezoekt.

Lees meer

BlackBerry, de smartphone voor zakelijk gebruik ?

BlackBerry, de smartphone voor professioneel gebruik ?

BlackBerry is de laatste dagen negatief in het nieuws door grootschalige pannes. Wat is BlackBerry en waarom is het bedrijfsleven er dol op ?

De pannes van de afgelopen dagen hebben het imago van Research in Motion (RIM), het Canadese bedrijf achter BlackBerry, geen goed gedaan. BlackBerry kampt immers met dalende marktaandelen tegenover de iPhone en Android-smartphones. De pannes zouden zich beperken tot de EMEA-regio. Niettegenstaande dit is BlackBerry, dat één van de eerste push e-mailsystemen was, wereldwijd nog altijd immens populair voor zakelijk gebruik. Alleen België ging niet direct overstag.

Gebruiksgemak

De belangrijkste voordelen van BlackBerry is zijn gebruiksgemak, zijn stabiliteit en de lange batterij autonomie. Kenmerkend voor een BlackBerry is de inbox, waar zowel e-mailberichten, SMSsen en telefoons in binnenkomen. Zo heb je in 1 oogopslag een overzicht van alle communicatie.
Net als bij de iPhone is er voor BlackBerry maar één maker van toestellen. Dit maakt dat de software altijd perfect is afgestemd op de telefoon. De software kan daardoor een stuk eenvoudiger zijn, wat de stabiliteit doet verhogen. Hierdoor is het niet vaak nodig om een BlackBerry reset uit te voeren. Een nadeel van zo'n gesloten systeem als BlackBerry is dat er heel wat minder toepassingen (apps) beschikbaar zijn BlackBerry telefoons. De apps die wel beschikbaar zijn, hebben meestal een zakelijke toepassing (bijv. GPS, kalendersystemen, financiële toepassingen, ...).
Bovendien koos BlackBerry steeds voor componenten die weinig energie verbruiken, waardoor de batterij vaak een week kan gaan zonder opladen.

BIS en BES

Voor BlackBerry zijn er 2 mogelijkheden voor het gebruik : BIS en BES. Particuliere gebruikers gaan meestal een BIS abonnement gebruiken. Hierbij worden e-mails uitgelezen via het POP3 protocol. Dit kan enkel in 1 richting : van de server naar de telefoon. Bij BIS wordt een kalender of contactpersonen niet gesynchroniseerd. Het voordeel van BIS is dat het eenvoudig werkt op iedere mailbox en zonder extra software.
Bij BES wordt e-mail, kalender en contactpersonen van op een Exchange Server of een Lotus Notes server permanent gesynchroniseerd in 2 richtingen. Ontvang je een email en je wist die, dan wordt die ook in je Outlook gewist. Pas je een afspraak aan, dan zal die ook op je computer (en bij alle genodigden) aangepast worden. Om dit te realiseren is er BES server software nodig die de koppeling maakt tussen het BlackBerry netwerk en je mailserver.

Duur in gebruik

Hoewel BlackBerry telefoons zelf relatief goedkoop zijn tegenover een iPhone of een betere Android smartphone, is het gebruik van een BlackBerry telefoon is duur. Dit heeft vooral te maken met de abonnementen die duur zijn, vooral voor BES gebruikers. Die hebben naast de telefoon, ook een speciaal BES-abonnement nodig bij hun mobiele operator (Bij Proximus kost dit 25 euro per maand) en daarnaast ook nog eens een abonnement voor een software licentie voor een BES-server, die gekoppeld is met de mailserver. Die BES-server kan zowel intern binnen de bedrijfsmuren staan, maar vele hostingaanbieders bieden een gehoste BES-server aan voor ongeveer 5 tot 10 euro per maand per gebruiker.
Voor een BIS-abonnement bij een mobiele operator betaal je tussen de 10 en 15 euro per maand.

Veiligheid

BlackBerry gaat er prat op dat zijn smartphone systeem het veiligste is. Het speelt hiervoor 2 troeven uit : de opbouw van het BlackBerry netwerk en sterke encryptietechnieken. Dankzij het BlackBerry netwerk is er geen rechtstreekse koppeling tussen het interne bedrijfsnetwerk en de smartphone. Alle communicatie tussen de smartphone verloopt via het BlackBerry netwerk, wat minder kansen open laat voor hackers. Die communicatie is versleuteld volgens volgens AES of Triple DES methodes. Bovendien heeft BlackBerry een geavanceerd systeem voor beheer van de toestellen op afstand. Zo kan makkelijk een BlackBerry toestel vanop afstand gedesactiveerd worden en alle gegevens er op gewist.
Door een combinatie van deze technieken is BlackBerry populair in overheden en zelfs militaire toepassingen.

Conclusie

Wie een goedwerkende smartphone wil voor bedrijfsdoeleinden zonder al te veel franjes, zit goed met een BlackBerry. Vooral bedrijfsleiders zijn er tuk op, door de eenvoud. Bovendien zijn IT afdelingen blij met de veilige opzet van BlackBerry en de controle die ze behouden over de toestellen en de informatie erop. BlackBerry mag dan al marktaandeel verliezen, Apple en Android hebben nog een lange weg te gaan om op hetzelfde niveau te komen dan BlackBerry.

Lees ook

BlackBerry wipe uitvoeren

BlackBerry reset uitvoeren