Telefonie is onmisbaar in communiceren met collega’s, klanten en zakenpartners. Nieuwe Voice over IP telefoon centrales hebben uitgebreide functionaliteit : de basisfuncties voor bellen, beheer van telefoonlijnen, signalisatie en meer geavanceerde functies.
Wat is VoIP ?
Bij Voice over IP of VoIP wordt het Internet of een ander IP-netwerk gebruikt om spraak te transporteren. Hierdoor wordt telefonie mogelijk op datanetwerken en ontstaat de mogelijkheid om de voorheen traditioneel gescheiden werelden van spraak en data samen te voegen. Hierdoor is nog slechts één netwerk nodig en kunnen bovendien nieuwe producten en diensten worden ontwikkeld. Het werken met op VoIP-gebaseerde telefooncentrales is binnen bedrijven inmiddels goed ingeburgerd.
Wat is SIP ?
Het Session Initiation Protocol of SIP is een protocol om multimediacommunicatie (audio-, video- en andere datacommunicatie) mogelijk te maken en het wordt onder meer gebruikt voor Voice over IP (VoIP). SIP kent overeenkomsten met andere internetprotocollen zoals HTTP en SMTP.
Voordelen van VoIP
De voordelen van Voice over IP zijn :
- Bel goedkoper over het internet.
- Gratis bellen binnen je eigen organisatie.
- Telefoneer overal waar u een internetverbinding hebt.
- Overal bereikbaar met hetzelfde telefoonnummer.
Basisfuncties
- Op Wacht zetten
Tijdens een gesprek kan u uw gesprekspartner op wacht zetten zodat u iets kan opzoeken of een collega raadplegen. - 2de lijn
Uw telefoonlijn is nooit bezet dankzij de 2de lijn. Als u in gesprek bent, dan kan u een tweede lijn aannemen en tussen de 2 gesprekken schakelen. Op de 2de lijn kan u ook zelf een 2de gesprek starten om door te schakelen of informatie in te winnen bij een collega. - Niet storen
Zet tijdens een meeting of belangrijk werk uw telefoontoestel in de toestand “niet storen” zodat inkomende telefoongesprekken direct worden omgeleid of een bezet toon krijgen. - Doorschakeling
Schakel inkomende telefoongesprekken direct door naar een ander telefoongesprek als u bijv. in meeting bent of niet gestoord wil worden. - Doorschakeling bij niet bereikbaarheid
Als u uw telefoontoestel niet beantwoord of niet aangelogd bent op het systeem, dan worden uw telefoongesprekken automatisch omgeleid naar een telefoonnummer dat u zelf kan instellen (bijv. het algemene nummer van uw organisatie of het telefoonnummer van uw assistent(e)). - Automatische terugbellen
Als u telefoonnummer in gesprek is, dan kan u de “automatisch terugbellen”-functie activeren. Hiermee wordt het nummer automatisch teruggebeld en zodra het nummer beschikbaar is, zal u telefoon rinkelen. U moet dus zelf niet opnieuw het telefoonnummer opnieuw vormen tot de lijn beschikbaar is. - Gesprek met 3 personen
Spreek met 2 gesprekspartners tegelijkertijd om een project te bespreken of om samen tot een beslissing te komen. Met de telefoonconferentie met 3 personen spaart u waardevolle tijd uit. - Call baring
Blokkeer oproepen om de gesprekskosten binnen de perken te houden. U stelt zelf in welke gebruikers naar welke nummers (betaalnummers, internationaal) kunnen bellen of vanaf welke nummers ze kunnen gebeld worden. Zo bespaart u op telefoonkosten en kan u de productiviteit van uw teamleden verhogen. - Antwoordapparaat
Als u niet bereikbaar bent of ingesprek bent, worden telefoongesprekken afgeleid naar uw antwoord apparaat. U kan zelf de welkomsboodschap inspreken en makkelijk de berichten die uw correspondenten achterlaten beluisteren via uw telefoontoestel. - Feature codes
Stel makkelijk de afhandeling van telefoongesprekken (bijv. doorschakeling) in via telefooncodes. - Wachtmuziek
Laat uw correspondenten luisteren naar wachtmuziek als u ingesprek bent de correspondent op wacht gezet hebt.
Signalisatie
- Voicemail indiciator
Op een telefoon of in een software client wordt er aangeduid of er een voicemail beschikbaar is. - In gesprek indicator
Op een telefoon of in een software client wordt er aangeduid of een correspondent in gesprek is. Dit is nuttig om in één oogopslag te zien welke collega beschikbaar is. - CLIP
Met de functie CLIP (Calling Line Identity Presence) kan u uw telefoonnummer tonen bij uw correspondent. - CLIR
Met de functie CLIR (Calling Line Identity Restriction) kan u vermijden dat uw correspondent uw telefoonnummer ziet. Dit kan nuttig zijn als u bijv. wil vermijden dat er direct wordt ingebeld op het nummer van helpdesk medewerker. - Instellen van de beltijd
Krijg een subtiele geluidstoon te horen als het telefoongesprek de ingestelde tijd overschreid (bijv. 3 minuten).
Geavanceerde functies
- Webphone
Maak een telefoongesprek vanop een webpagina, zonder dat er software moet geïnstalleerd worden. Dit laat toe om bijv. telefoons een klantendienst te plaatsen of om een e-mail te sturen met een link waarin je kan gebeld worden door je correspondent. - SMS boodschappen
Verzend SMS boodschappen via je telefooncentrale. - SD Video
Zet conference calls op in Standard Definition video. SD Video bevat 480 beeldlijnen. - HD Video
Zet conference calls op in High Definition video. HD video bevat 1080 beeldlijnen. HD beelden zijn scherper, maar vergen meer bandbreedte. - Wachtrij / Queing
Zet een wachtrij op voor bijv. een helpdesk. Alle inkomende telefoons komen in de wachtrij. Zodra er een medewerker beschikbaar is, wordt de beller verbonden met die medewerker. Zolang de klant in de wachtrij staat worden er muziek en/of commerciële boodschappen gebracht. - Force caller id inboud
Maak een onderscheid tussen de herkomst van een telefoongesprek ifv. Het nummer dat de beller heeft gevormd. - Opname van gesprekken
Neem telefoongesprekken op, bijv. voor trainingsdoeleinden of voor kwaliteitsmonitoring. - Screening van gesprekken
Bekijk vooraf wie er belt door middel van het telefoonnummer of de naam van de beller. Dit kan door vooraf de persoon zijn naam te laten inspreken. Op basis van dit informatie kan je beslissen om een telefoongesprek te accepteren, te weigeren of direct naar voicemail te sturen. - Feature prefixes
Verander de eigenschappen van een telefoongesprek door codes voor het telefoonnummer toe te voegen. Dit kan nuttig zijn om uw telefoonnummer te verbergen, direct op iemands mailbox terecht te komen of een telefoongesprek op te nemen. Afhankelijk van het type van telefooncentrale zijn er meer of minder functies beschikbaar. - Internal numbering
Gebruik korte, interne telefoonnummers om collega’s te bellen. - Boodschappen
Laat verschillende types van boodschappen horen : Aankondigingsboodschap, screening boodschap en begroetingsboodschap - Follow me
Inkomende telefoongesprekken worden automatisch doorgeschakeld volgens een in te stellen route. Bijv. Kantoortelefoon, thuistelefoon, collega,…. - Hunt groups
Hunt groups zijn een functionaliteit waarbij één telefoonnummer gekoppeld wordt aan verschillende telefoons. Er zijn verschillende methodes voor het toekennen van een telefoongesprek aan een operator : lineaire hunting (altijd aan het laagste beschikbare telefoonnummer), circulaire hunting (of round robin, waarbij elke om beurt een gesprek krijgt toegewezen) en most-idle hunding (telefoongesprek wordt toegewezen aan de persoon die al het langst geen telefoongesprek heeft gedaan). - Pickup groups
Bij een pickup group kan binnen de groep een telefoon overgenomen worden als die rinkelt bij een collega die niet aan zijn bureau is (of al in gesprek).
Beheersfuncties
- Webinterface voor beheer
De meeste VoIP telefooncentrales bevatten een webinterface voor het beheer van alle functies van de telefooncentrale. - Historiek en statistieken
Bekijk een volledige historiek van gesprekken en maak grafieken en statistieken over het gebruik van telefonie. - Creatie van gebruikers
Beheer zelf via een gebruiksvriendelijke software de gebruikers en de toegekende telefoonnummers. - Kosten consulteren
In realtime de gesprekskosten opvolgen.
Unified Communications
- Voice2web
Beluister uw voicemails via een online controlepaneel. - Voice2mail
Ontvang uw voicemails in uw mailbox. De geluidsbestanden worden meegestuurd in een instelbaar formaat (bijv. wav) - Fax2mail
Ontvang faxen in uw mailbox. - Fax2web
Raadpleeg faxen via een online controlepaneel.
Lees Meer
Telefoneren via Internet - VoIP
Geen opmerkingen:
Een reactie posten