Google Documenten : Een vervanger voor Office ?

Al 20 jaar lang heeft Microsoft Office een onaantastbare positie op zakelijk vlak, ondanks open source alternatieven. Kan Google Documenten hier iets aan veranderen ?

Een 2-tal maanden geleden was het tijd voor een nieuwe laptop en bijhorend goed voornemen. Deze keer zou mijn laptop niet direct volgepropt staan met software en bestanden. Ik nam daarom een drastisch besluit : geen Microsoft Office meer op mijn computer.

Geen Office Web Apps

Office Web Apps, de online versie van Word, Excel en Powerpoint, die beschikbaar zijn binnen Microsoft Office 365 zijn enkel geschikt om documenten te bekijken en op zijn meest lichte wijzigingen aan te brengen. Met een gezonde dosis scepsis begon ik dus te testen bij Google, de prediker van het online werken.

Gratis

Google Documenten is volledig gratis te gebruiken. Het enige wat je moet doen is een Google-account aanmaken. De opslag is gratis, zolang je enkel documenten opslaat in het Google formaat. Voor documenten in andere formaten, heb je een opslagcapaciteit van 1 GB ter beschikking. Google documenten omvat een tekstverwerker, rekenblad, programma voor presentaties te maken en opslag voor afbeeldingen.

Bestanden organiseren in verzamelingen

Om documenten, rekenbladen en andere bestanden overzichtelijk te maken en te houden kan je werken met verzamelingen. Die werken een beetje zoals mappen op je harde schijf. Een verzameling kan bestanden en ook andere verzamelingen bevatten. Het belangrijkste voordeel is echter dat je één bestand aan meerdere verzamelingen kan toekennen. Bovendien kan je belangrijke bestanden aanduiden met een sterretje. Je kan ook bestanden verslepen van één verzameling naar de andere.

Beheren van de bestanden in Google Documenten

Tekstverwerking

De tekstverwerker in Google Documenten ziet er eenvoudig uit, maar biedt de meeste functionaliteit die je dagdagelijks nodig hebt. Documenten worden automatisch opgeslagen, wanneer er wijzigingen en en je kan eenvoudig een historiek bekijken van alle wijzigingen.

Deze functies ontbreken :

• Afbeeldingen plakken in documenten, je moet eerst een bestand (lokaal op je computer) opslaan.
• Zelf stijlen definiëren.
• Geavanceerde opmaak van documenten en afbeeldingen.
• Het samenvoegen van mailings.

Tekstverwerker

Rekenbladen

De rekenbladen in Google Documenten zijn de best uitgewerkte functionaliteit. Naast de traditionele rekenblad functionaliteit voor tabelen en grafieken kan je ook gadgets invoegen. Hiermee kan je complexe functies maken. Een leuke gadget uit de gallerij is om cijfers in beeld te brengen op een wereldkaar. Bovendien heb je ook de mogelijkheid om zelf scripts (macro’s) te maken die repetitieve taken automatiseren. Je kan formulieren aanmaken om data-invoer te vereenvoudigen.

Functies die ontbreken :

• Geen berekeningen mogelijk met getallen uit andere bestanden met rekenbladen.
• Copy en paste van tabellen is beperkt tot. Hierdoor kan je in de praktijk meestal niet meer dan 200 rijen per keer copieren.
• Draaitabellen.

Rekenblad

Presentaties maken

Het maken van dia’s voor een presentatie is eenvoudig, maar efficiënt. Helaas kan je geen master slide maken. Dat wil zeggen dat je bestaande slides moet copieren. Wijzigingen aan de stijl zijn dan wel veel werk. De presentatie kan je doen vanuit de browser als je een internet verbinding hebt, of exporteren naar PDF-formaat om op een iPad te presenteren. Het is ook mogelijk om speaker notes bij de presentatie toe te voegen.

Functies die ontbreken :

• Het maken van een master slide.
• Bewerken van afbeeldingen. Dit moet je vooraf in een tekenprogramma doen.
• Toevoegen van animaties.

Presentaties maken

Samenwerken

Het grootste voordeel van Google Documenten ligt in het samenwerken. Zo kan je heel eenvoudig hele verzamelingen delen of indivuduele documenten, ook aan niet-Google-gebruikers. Bijzonder knap is dat als je hetzelfde document bewerkt je interactief alle wijzigingen kan volgen. De cursor van iedere gebruiker heeft een eigen kleur. Zo zie je waar je teamleden aan werken. Via telefoon of messenger kan je dan overleggen. Ook achteraf is het eenvoudig om documenten te mailen of terug te exporteren in verschillende formaten, ook die van Office of PDF.

Chrome

Google Documenten werkt perfect in alle recente browsers die ik getest hebt. Voor grote documenten en rekenbladen bleek Chrome veel sneller te reageren dan Internet Explorer of Firefox. Chrome biedt sinds kort een de mogelijkheid om offline tekstdocumenten en rekenbladen te bekijken via een plugin. Dit maakt Chrome extra aantrekkelijk om te gebruiken in combinatie met Google Documenten.

Rekenblad - grafieken toevoegen

Bestaande documenten

Als je al jaren werkt aan heel wat projecten, dan beschik je over een hele boel bestaande documenten. Die kan je importeren in Google Documenten. Bij het importeren kies je om ze om te zetten in het formaat van Google of het originele formaat te behouden. Er zit daar wel een addertje onder het gras : behou je het originele formaat, dan kan je maar 1 GB gratis opslaan. Tegen een paar tientallen euro’s per jaar koop je 50GB tot 250GB extra opslagcapaciteit. Je kan enkel documenten importeren die kleiner dan 1GB zijn.

Opladen van bestanden naar Google Documenten

Exporteren

Ook in de omgekeerde richting werkt het : Je kan in één keer verschillende documenten exporteren. Die worden dan in een ZIP bestand geplaatst dat makkelijk kan gedownload worden. Er is wel een beperking van 2GB per export.

Conclusie

Intussen werk ik een 2-tal maanden met Google Documenten. Hoewel de toeters en bellen van Microsoft Office ontbreken, bevalt me dat prima. Op gelijk welke computer kan ik aan mijn documenten werken. Samenwerken op documenten is echt kinderspel en bijzonder productief. Het leukste van al is dat het gratis is. Is Google Documenten dan een vervanger voor Microsoft Office ? Hoewel ik echt gewonnen ben voor het online werken, is Google Documenten voor zakelijke gebruikers te beperkt. Vergelijk het een beetje met werken in het antieke Word 95. Je verliest heel wat aan productiviteit omdat je sommige basisfuncties (bijv. copieren van een afbeelding) met een omweg moet uitvoeren, die wel perfect mogelijk zijn in Office. Voor particuliere gebruikers is Google Documenten wel een goede oplossing.

En ikzelf ?

Ik gebruik nog steeds Google Documenten voor persoonlijk gebruik. Complexe functies voer ik uit op mijn eigen, lokale versie van de Microsoft Office toepassingen. Is het werk klaar, dan zet ik het document over in Google Documenten om te delen. Zo blijf ik het beste van de beide werelden gebruiken.

Lees ook

Google Documents ook offline beschikbaar

Cloud computing volgens Telenet en Frank Focketyn