Door de globalisering van de economie is het mogelijk voor heel wat bedrijven om nieuwe markten aan te spreken. Kmo’s concurreren dagelijks met grote multinationale bedrijven. Door de slimme inzet van informatietechnologie kunnen KMO’s hun concurrentie voor blijven. Niet alleen de flexibiliteit en ondernemingszin van KMO’s geeft ze een streepje voor, door het inzetten van IT kan de kwaliteit van het proces en productiviteit verhoogd worden. Hierdoor verlagen de kosten.
Helaas geven niet alle IT projecten de verwachte uitkomst. Hieronder een opsomming welke valkuilen u best vermijdt.
Technologie avers blijven
Technologie is voor sommige bedrijfsleiders een noodzakelijk kwaad, een laatste redmiddel. Nochtans kan het slim gebruik van informatie technologie uw bedrijf verderhelpen. Volg daarom de grote technologische ontwikkelingen en leer over andere bedrijven hoe zijn technologie inzetten om hun zaak te doen groeien. Nadat u goed geïnformeerd bent, kan u een strategie uitwerken. In die strategie bekijkt u vooral wat de opbrengst voor uw bedrijf zal zijn : een verhoging van de productiviteit, een betere kwaliteit, betere communicatie met klanten en leveranciers en een lagere werkingskost van uw bedrijf.
Laten leiden door leveranciers
De motivatie van een verkoper staat vaak haaks op uw doelstellingen. Hij wil u zoveel mogelijk verkopen. Ga in de eerste plaats na of de aangeboden diensten in lijn zijn met uw strategie. Spreek met verschillende leveranciers. Licht hen in over uw strategie of projectdoelstelling en laat hen het werk doen. U zal verschillende voorstellen in verschillende kwaliteiten krijgen en ook de prijs zal vaak sterk uiteenlopen. Evalueer zowel de kwaliteit van de voorstellen als de voorgestelde oplossing. Indien mogelijk, evalueer de software en technologie in een reele werkomgeving met een beperkt team om zeker te zijn dat uw doelstellingen bereikt worden.
De laagste prijs kiezen
De meeste KMO’s moeten zuinig omspringen met hun budgetten, tijd en middelen. Echter kiezen voor de oplossing met de laagste prijs is niet altijd de goede taktiek. Vaak krijgt u voor een beperkter budget ook minder functionaliteit, minder garanties, minder service. Maak een afweging tussen de prijs en de voordelen van het project en kies voor de oplossing waarbij u niet te veel uitgeeft, maar genoeg om uw doelstellingen te realiseren.
Niet de volledige impact inschatten
Voor u start met een project moet u ook weten wat de impact en werklast is voor uw organisatie. Uw dagelijkse operationale taken moeten uiteraard verder blijven lopen. IT projecten zijn vaak complex en de werklast wordt vaak onderschat. Schakel daarom voor grotere projecten een project manager in. Die brengt alle taken, ook de verborgen werklast in kaart. Bovendien stemt hij alle taken op elkaar af, doet de communicatie met de leveranciers en eventueel klanten en helpt hij deadlines van de verschillende medewerkers in het oog te houden. Een project manager bewaakt de doelstellingen en helpt u bij het nemen van beslissingen door zijn technologische kennis en ervaring.
Alles zelf willen doen
Hoe verleidelijk het is om alles zelf te gaan doen, is dit vaak een verkeerde en dure strategie. De impact van een verkeerde beslissing kan het bedrijf in gevaar brengen. Daarnaast kan dit frustrerend zijn voor gebruikers die niet de juiste support krijgen. Bovendien zijn er een heel aantal verborgen kosten (bijv. downtime, dagelijke controle van een backup) die de productiviteit van medewerkers verlagen.
Tenzij IT uw core business is, zal zelf alles willen doen meestal duurder zijn dan vertrouwen op experts of outsourcen. Er zijn heel wat alternatieven op de markt beschikbaar.
Er niet voor gaan
IT projecten, zoals het implementeren van een softwarepakket of schrijven van maatwerksoftware, kunnen een lang traject hebben. Het is belangrijk dat de bedrijfsleider zich ook volledig commit om het project te doen slagen, van begin tot eind. Dit zorgt er ook voor dat de kosten binnen budget blijven, medewerkers verantwoordelijkheid nemen en gebruikers gemotiveerd zijn. Dit is de beste garantie op een goede return on investment.
Oude technologie te lang gebruiken
Om uw investeringen optimaal te laten renderen is een lange levensduur van apparatuur en software nodig. Maak echter niet de fout dat de kosten door verlaagde productiviteit en frustratie van medewerkers heel wat hoger worden dan de opbrengst door nog een jaar langer oude technologie te gebruiken. Evalueer permanent de kost om het laatste uit bestaande investeringen te halen en zet die af tegen een nieuwe investering in technologie.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten