Ongewenste e-mails of spam zijn niet alleen vervelend, ze zorgen ook voor een belangrijk productiviteitsverlies van uw medewerkers. Een goede spamfilter brengt dus veel geld op.
Een eenvoudige rekensom leert dat spam ongeveer 382 euro per werknemer en per jaar kost door een lagere productiviteit. De berekening is als volgt opgebouwd :
- 10 seconden verlies aan productiviteit per spambericht
- 20 spamberichten per dag
- 220 werkdagen per jaar
- 25 euro gemiddelde loonkost per werknemer
Hoewel er per werkdag slechts 3 minuten 20 seconden verloren gaat is de som van 382 euro op jaarbasis toch respectabel.
Nog meer schade
De schade van spam is echter nog vele malen groter. Spam mails nemen ook een groot deel bandbreedte op het internet in beslag en ze nemen onnodig veel opslagcapaciteit op mailservers. Bovendien loert bij iedere spam mail het gevaar dat u op een gevaarlijke link klikt waardoor er kwaadaardige code wordt uitgevoerd op een computer binnen uw bedrijfsnetwerk. Een goede spamfilter is dus geen overbodige luxe.
Spam in cijfers
In oktober 2010 kreeg iedere zakelijke mailbox 72 berichten per dag te verwerken. Hiervan was 95,1% van de Belgische verstuurde mailberichten spam (op een meting van 204 miljoen berichten uit een steekproef van bijna honderdduizend mailboxen). Van die spamberichten was de Verenigde Staten koploper met 27%. Die gingen in 37% van de gevallen over internet gerelateerde diensten.
Nog meer cijfers :
Tijdelijk minder spam (november 2010)
Wetgeving
De wetgeving in Europa is streng als het op spam aankomt. Algemeen is het zo dat er geen e-mail mag verstuurd worden naar je e-mailadres tenzij je daar expliciet toestemming voor gegeven hebt (opt-in). In België zijn er 2 uitzonderingen op deze regel van toepassing.
- Eigen klanten : Als het e-mailadres is verkregen in het kader van een verkoop van een dienst, dan mogen soortgelijke diensten die het bedrijf zelf aanbiedt worden aangeprezen via e-mail. De klant moet zich wel altijd kunnen uitschrijven (opt-out).
- Rechtspersonen : Er is een vrijstelling voor het sturen van reclameboodschappen naar onpersoonlijke –emailadressen van bedrijven als de gepromote producten bestemd zijn voor het bedrijf.
Helaas springen buitenlandse bedrijven niet zo strikt om met de regels die in ons land gelden.
Spam melden
Er zijn in België 3 organisaties die zich bezig houden met klachten over spam
- FOD Economie : Als de electronische berichten ingaan tegen de reglementering of de berichten boodschappen tonen die in strijd zijn met de reglementering van de bescherming van de consument (bijv. reclame voor geneesmiddelen, bedriegelijke reclame,...)
- Commisie voor bescherming van de persoonlijke levensfeer : Als u electronische berichten krijgt van bedrijven waarmee u nooit contact heeft gehad en dus een databank aanleggen met uw informatie zonder uw medeweten.
- Federal Computer Crime Unit : Als de spam gaat over illegale activiteiten zoals fraude, afpersing, pedofilie,....
Overzicht over het melden van spam
Voorkomen is beter
Spam voorkomen begint met een goede preventie.
- Wees voorzichtig met het doorgeven van uw e-mailadres. Gebruik bij voorkeur een afzonderlijk e-mailadres voor nieuwsbrieven, inschrijven op gratis diensten,...
- Vul geen formulieren in op websites die u niet vertrouwd.
- Plaats op fora enkel een gecamoufleerd e-mailadres dat moeilijk uit te lezen is door middel van een crawler. Bijv. info at kreos punt be
- Reageer niet op e-mails die verdacht zijn om u uit te schrijven of in te gaan op een aanbod. Op die manier bevestigt u dat uw e-mailadres uitgelezen wordt en bent u een geschikte prooi voor nog meer spam.
- Gebruik een antivirus-programma op elke computer. Sommige virussen sturen spam naar de hele adressenlijst die op de besmette computer staat.
- Vermijd “catch-all” mailboxen. Dit zijn mailboxen die alle e-mail opvangen die gestuurd wordt naar een domeinnaam en die niet in andere mailboxen terecht komt.
- Als je een e-mail stuurt naar grote groepen van mensen die elkaar niet kennen, gebruik dan het BCC-veld.
Zelf spamfilter opzetten
Zelf een spamfilter opzetten kan op 2 manieren : door het plaatsen van een appliance in het netwerk voor de mailserver of door het installeren van software op de mailserver. Of uiteraard een combinatie.
Het plaatsen van een antispam- en antivirus-appliance is meestal eenvoudig. Na het invullen van een paar parameters is het toestel kant-en-klaar voor gebruikt, zonder al te veel poespas. De updates van de software worden meestal compleet automatisch ingeladen over het internet. Nadeel is vaak dat e-mails die intern verstuurd worden tussen medewerkers niet gecontroleerd worden op spam en de investeringskost van 1000 tot 4000 euro (en onderhoudscontract).
Overzicht van anti-spam appliances
Wanneer u antispam software op uw mailserver plaatst dan worden alle emails gescand die in de mailbox terecht komen. Je moet hiervoor rekenen dat een software licentie ongeveer 10 tot 20 euro per gebruiker per jaar kost. Dit is meestal exclusief virusbescherming. Nadeel is dat er systeembronnen van de mailserver gebruikt worden en deze opzet iets meer kwetsbaar en complexer is dan via een spam appliciance.
Opgelet voor slechte spamfilters
Het effect van een slecht werkende spamfilter is echter nefast. Door “false positives”, berichten die onterecht als spam geblokeerd zijn, kan u belangrijke berichten van klanten of partners verliezen. Hierdoor kan de winst die u maakt door u te beveiligen tegen spam in één klap weggeveegd worden.
Gehoste diensten
Een alternatief voor het investeren in een eigen spamfilter is het gebruik van een gehoste dienst. De e-mails worden door de hosting provider eerste gefilterd en daarna pas doorgestuurd naar uw in-house mailserver. Zo wordt binnen uw bedrijf niet onnodig bandbreedte gebruikt door de spam, bovendien spaart u ook opslag capaciteit. De hostingprovider werkt continue bij met nieuwe spam detectie algoritmes. Een hosting provider zorgt er ook voor dat er voldoende capaciteit beschikbaar is zodat e-mails altijd snel worden afgeleverd. Een zorg minder....
Een gehoste antispam en antivirus dienst is meestal beschikbaar tegen 1 euro per mailbox per maand.
Ook hier is het nadeel dat e-mails die u binnen uw organisatie verstuurd niet gecontrolleerd worden op spam of virussen.
Lijst van bedrijven die gehoste spamfilter aanbieden (via Google)
Conclusie
Een spamfilter opzetten is een eenvoudige manier om de productiviteit van werknemers te verhogen en hun frustratie over spam te verminderen. Let echter op dat je spamfilter correct werkt, zoniet vergroot je de problemen nog door “false positives”. Een gehoste dienst waarbij de spamfiltering permanent beheerd en bijgewerkt wordt door een gespecialiseerde partij is de makkelijkste manier zonder dat u zelf moet investeren en technische kennis op te bouwen over virus- en spamfilters.
Terminologie
Spam : Ongewenst commercieel e-mailbericht, waarvan u niet zelf heeft ingeschreven. De term spam verwijst naar een merk van goedkoop vlees in blik.
Opt-in : opt-in is het mechanisme waarbij het inschrijven op een nieuwsbrief vrijwillig door de gebruik gebeurd.
Dubbele opt-in : Bij een dubbele opt-in wordt naast het inschrijven op de nieuwsbrief ook nog eens een extra controle gedaan, door bijv. het klikken op een bevestigingslink in een e-mail.
Opt-out : Mechanisme waarbij de ontvanger van een e-mail kan uitschijven zodat er geen verdere berichten meer ontvangen worden.
Appliance : Een combinatie van hardware en voorgeïnstalleerde software met een specifieke functie. Voorbeelden zijn firewalls, backup appliances, antispam- en antivirus-appliances....
