Uit internationaal onderzoek is gebleken dat medewerkers gemiddeld 20 tot 30 procent van hun tijd besteden aan het zoeken naar informatie die ze voor hun werk nodig hebben. Wanneer bedrijven groeien, groeit ook vaak de hoeveelheid data. Het gebeurt regelmatig dat bedrijven oude data niet durven weg te gooien, omdat ze geen idee hebben van wie het is, waarvoor het dient en hoe vaak het nog gebruikt wordt. SharePoint lost deze problemen op.
SharePoint biedt mogelijkheden om mensen, teams en data met elkaar te verbinden, ongeacht waar ze zich bevinden. Omdat SharePoint volledig werkt in een internet browser, is het overal gemakkelijk toegankelijk.
Wat is SharePoint ?
Het doel van SharePoint is het bevorderen van de samenwerking door het aanbieden van eenwebgebaseerde samenwerkingsomgeving. Out-of-the-box levert SharePoint veel functionaliteiten, zoals documentbibliotheken, gedeelde agenda’s, contactpersonenlijsten, search, webcontent management, digitale formulieren, workflow en nog veel meer.
De efficiëntie van SharePoint komt voort uit 2 princiepes :
- In SharePoint is het mogelijk metadata toe te voegen. Met behulp van metadata kan extra informatie aan documenten worden toegevoegd, waardoor deze gemakkelijker teruggevonden wordt met de Search functionaliteit. SharePoint detecteert ook waar duplicaten van hetzelfde document voorkomen en kan dit weergeven in de zoekresultaten.
- Dankzij versiebeheer, workflow, check-in/check-out bestaat er maar één versie van een document. Iedereen gebruikt dezelfde versie van de informatie.
Nieuw in SharePoint 2010
Met SharePoint is Microsoft aan zijn 4de versie toe. Deze versie is heel wat gebruiksvriendelijker geworden en er is duidelijk nagedacht over de gebruikerinterface. Andere nieuwigheden binnen SharePoint 2010 zijn :
- Door het gebruik van de ribbon is SharePoint 2010 nu gemakkelijker te gebruiken, zoals gebruikers gewend zijn vanuit Office 2007 en Office 2010.
- De taal instellingen kunnen nu per gebruiker gebeuren in plaats van per site.
- Het wordt dankzij de SharePoint Workspaces mogelijk om informatie offline mee te nemen, offline te wijzigen en later terug te synchroniseren.
- SharePoint maakt daarnaast ook gebruik van “Claims based authentication”, waardoor het mogelijk wordt op SharePoint met bijv. een Windows Live ID in te loggen.
SharePoint functies
Een SharePoint-site is een website die dienst doet als centrale opslag- en samenwerkingsruimte voor documenten, informatie en ideeën. Een SharePoint-site is een hulpmiddel voor samenwerking, net als de telefoon een hulpmiddel voor communicatie is of een vergadering een hulpmiddel voor de besluitvorming. Op een SharePoint-site kunnen groepen mensen (teams die moeten samenwerken of sociale groepen) informatie delen en samenwerken. U kunt op een SharePoint-site bijvoorbeeld:
- Projecten, agenda's en planningen coördineren
- Ideeën bespreken en documenten of voorstellen beoordelen
- Informatie uitwisselen en met anderen in contact blijven
Kennis opbouwen
SharePoint is gebouwd rond het efficient delen van kennis en informatie :
- Eenvoudig documenten delen
U wisselt vlot documenten uit binnen uw organisatie en hoeft ze niet meer constant door te mailen. Bovendien houdt SharePoint automatisch een back-up van alle verwijderde en/of gewijzigde documenten bij. - Kennis opbouwen
Met een wiki-site kan iedereen meehelpen in het opbouwen en actueel houden van de informatie binnen uw bedrijf. Zonder technische kennis kan iedereen informatie toevoegen.
Via een blog kunt u gemakkelijk intern en extern communiceren, zodat u iedereen kan informeren over nieuws, meetings en besluiten.
Via een discussieforum kan er binnen de teams uitgebreid gediscussieerd en samengewerkt worden rondom verschillende onderwerpen. - Blijf op de hoogte
Zodra er iets is gewijzigd, toegevoegd of verwijderd in uw SharePoint, krijgt u hiervan een melding per e-mail, als u dat wenst. Ook via RSS kan u op de hoogte blijven van wijzigingen of nieuwe documenten op uw intranet. Zo hoeft u zelf niet te gaan zoeken naar wijzigingen.
Zoeken
Omdat alle informatie en documenten centraal worden bewaard op uw SharePoint site, kunt u gemakkelijk de informatie vinden die u nodig hebt. SharePoint beschikt over een krachtige, geïntegreerde zoekfunctie.
Andere functies
- Projectmanagement & takenbeheer
U kunt probleemloos de lopende projecten binnen uw bedrijf opvolgen en de taken van de werknemers binnen uw bedrijf zijn eenvoudig en overzichtelijk op te volgen. SharePoint is volledig compatibel met andere Microsoft Office applicaties. - Aankondigingen, contacten, kalenders en links
Verzamel alle informatie voor het team op het intranet in de webparts voor aankondigingen, contacten, kalenders en lijsten met links. Die informatie kan ook gemakkelijk gesynchroniseerd worden met Outlook en andere Microsoft Office-toepassingen. - Metagegevens en lijsten
Met SharePoint kunt u op een eenvoudige manier documenten verrijken met metadata om ze beter te organiseren en vindbaar te maken. Met de metadata kunt u de documenten tonen in de vorm die relevant is voor iedere gebruiker.
Op dezelfde manier kunt u zelf gestructureerde lijsten samenstellen met eigen velden en weergaven (views).
Intranet & Extranet functionaliteit
U kunt SharePoint niet enkel intern als intranet voor collega's en werknemers gebruiken of ook extern als extranet voor partners en/of klanten. SharePoint beschikt over een uitgebreid rechtenmodel tot op document en itemniveau waarmee je dezelfde site kan gebruiken voor interne en externe gebruikers. Bovendien is er anonieme toegang mogelijk om een publieke website te bouwen.
Edities van SharePoint
SharePoint bestaat ruwweg uit 3 edities : De instapversie SharePoint Foundation voor kleine bedrijven en SharePoint Server voor grote bedrijven in standaard en enterprise editie.
- Microsoft SharePoint Foundation 2010
SharePoint Foundation is voor KMO’s of afdelingen van grote bedrijven die een voordelige oplossing zoeken voor een veilige webplatform voor samenwerken. SharePoint Foundation wordt “gratis” meegeleverd met Microsoft Windows. Iedere gebruiker moet over een geldige Windows Server CAL beschikken. - Microsoft SharePoint Server 2010 standaard editie
SharePoint Server is de editie voor grote bedrijven met alle basisfuncties van SharePoint 2010: Sites, Communities, Content, Zoeken en Composites (zonder Access Services en InfoPath Services). Per gebruiker moet u beschikken over een SharePoint Server CAL. - Microsoft SharePoint Server 2010 enterprise editie
Bovenop de functies van de standaard editie is bevat deze editie ook Access Services en InfoPath Services, Insights (inclusief PerformancePoint Services, Excel Services en Visio Services. Per gebruiker moet u beschikken over een SharePoint Server CAL.
Project aanpak
SharePoint verdient wat denkwerk voor de inrichting, webparts en workflows. Hierin is er een projectleider nodig die het project coordineert en voor het algemene framework met afspraken uitwerkt. Per afdeling is er minstens één power user. Die voedt de SharePoint Site, bewaakt de structuur en afspraken en enthousiasmeert de andere gebruikers. Begin ook met één afdeling, één specifieke functie of één project. Evalueer en stuur bij.
On premise of hosted ?
Als je zelf geen eigen server infrastructuur wil opzetten voor SharePoint, dan kan je ook kiezen voor een gehoste SharePoint site. Hierbij kan je kiezen voor het aanbod van Microsoft (Office 365, lancering op 6 juni 2011) of een lokale hoster. Hierbij moet je rekenen op 20-50 euro per maand voor een klein team van 5 tot 20 gebruikers. Probeer hosted SharePoint gratis gedurende 30 dagen
Conclusie
SharePoint biedt een effectieve oplossing voor het centraliseren van informatie, gestructureerd en ongestructureerd. Dankzij een gebruikersinterface die sterk lijkt op Office en een nauwe integratie met Word, Excell, Outlook en PowerPoint werkt het efficiënt, intuïtief en zeer productief. De basis versie van SharePoint, SharePoint Foundation, is bijzonder goedkoop en biedt een goede oplossing voor de meeste bedrijven. Als je SharePoint wil uittesten is een gehoste SharePoint site een ideale oplossing.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten